Zgłaszanie naruszeń

Na podstawie art. 104 § 1 i art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775) w związku z art. 7 ust. 1 i 2, art. 60, art. 102 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz art. 57 ust. 1 lit. a) i lit. h), art. 58 ust. 2 lit. e) i lit. i), art. 83 ust. 1 i 2, art. 83 ust. 4 lit. a) w związku z art. 33 ust. 1, ust. 3 i ust. 5 oraz art. 34 ust. 1 - 2 i ust. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35), zwanego dalej rozporządzeniem 2016/679, po przeprowadzeniu wszczętego z urzędu postępowania administracyjnego w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych przez Sąd Okręgowy w Krakowie z siedzibą w Krakowie przy ul. Przy Rondzie 7, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

1) stwierdzając naruszenie przez Sąd Okręgowy w Krakowie z siedzibą w Krakowie przy ul. Przy Rondzie 7 przepisów:
a) art. 33 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia 2016/679, polegające na niezgłoszeniu Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia,
b) art. 34 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia 2016/679, polegające na niezawiadomieniu o naruszeniu ochrony danych osobowych, bez zbędnej zwłoki, osób, których dane dotyczą,
2) nakłada na Sąd Okręgowy w Krakowie za naruszenie art. 33 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 34 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia 2016/679 administracyjną karę pieniężną w wysokości 10.000 zł (słownie: dziesięciu tysięcy złotych i 00/100),
3) nakazuje Sądowi Okręgowemu w Krakowie zawiadomienie, w terminie 3 dni od dnia otrzymania niniejszej decyzji, (...) osób, których dane były zawarte na dokumentach znajdujących się w uszkodzonej przesyłce pocztowej (tj. powódki, pozwanego oraz dwójki ich dzieci), o naruszeniu ochrony ich danych osobowych w celu przekazania im informacji wymaganych zgodnie z art. 34 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, tj.:
a) opisu charakteru naruszenia ochrony danych osobowych;
b) imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych inspektora ochrony danych lub oznaczenia innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji;
c) opisu możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych z uwzględnieniem kategorii osób i zakresu danych objętych naruszeniem;
d) opisu środków zastosowanych lub proponowanych przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu - w tym środków w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków z uwzględnieniem kategorii osób i zakresu danych objętych naruszeniem,
4) w pozostałym zakresie umarza postępowanie.

Uzasadnienie

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych 27 lipca 2022 r. wpłynęło zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych złożone przez Ministra Spraw Zagranicznych z siedzibą w Warszawie przy (…) (dalej: Minister), polegającego na dostarczeniu adresatowi przez operatora pocztowego R. (…) uszkodzonej i niekompletnej korespondencji zawierającej dane osobowe, wysłanej przez Konsulat Generalny RP w X. na wniosek Sądu Okręgowego w Krakowie z siedzibą w Krakowie przy ul. Przy Rondzie 7 (dalej: Sąd lub Administrator). Jak ustalono, Konsulat Generalny RP w X.. pismem z dnia (...) lipca 2022 r., nr (…), poinformował Sąd Okręgowy w Krakowie o doręczeniu adresatowi uszkodzonej i niekompletnej przesyłki. Zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych dokonane przez Ministrazostało zarejestrowane pod sygnaturą DKN.5130.8015.2022.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zwany dalej również Prezesem UODO, w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego w sprawie zgłoszonego naruszenia ochrony danych osobowych oraz postępowania administracyjnego, wszczętego z urzędu w przedmiocie naruszenia przepisów art. 33 oraz art. 34 ust. 1 - 2 rozporządzenia 2016/679 przez Sąd Okręgowy w Krakowie, w związku z naruszeniem ochrony danych osobowych polegającym „na dostarczeniu adresatowi przez operatora pocztowego R. (…) uszkodzonej i niekompletnej korespondencji zawierającej dane osobowe, wysłanej przez Konsulat Generalny RP w X. na wniosek Sądu Okręgowego w Krakowie (…)”, ustalił następujący stan faktyczny.

Minister poinformował organ nadzorczy, iż Konsulat Generalny RP w X.w dniu (...) lipca 2022 r. wysłał, na wniosek Sądu Okręgowego w Krakowie, korespondencję za pośrednictwem operatora pocztowego R. (…) . Adresat korespondencji poinformował w dniu (...) lipca 2022 r. ww. Konsulat, iż doręczono mu uszkodzoną przesyłkę i „mogło dojść do naruszenia korespondencji”. Z informacji uzyskanej od adresata wynikało także, że korespondencja została dodatkowo zapakowana w folię ochronną, zabezpieczającą uszkodzoną kopertę, jak również to, iż nie zawierała ona wszystkich dokumentów podlegających doręczeniu.
Konsulat Generalny RP w X. poinformował Administratora o zdarzeniu pismem z (...) lipca 2022 r. (które zostało doręczone w dniu (...) sierpnia 2022 r.). Z jego treści wynika, że korespondencja została doręczona adresatowi w dniu (...) lipca 2022 r. za pośrednictwem operatora pocztowego R. (…). Ponadto, w piśmie tym zostało również wskazane, że cyt. „dostarczona przesyłka została doręczona uszkodzona i niekompletna”.
Administratorem danych, objętych naruszeniem, jest Sąd Okręgowy w Krakowie jako nadawca przesyłki.
Pismem z (...) sierpnia 2022 r. organ nadzorczy wezwał Sąd do wskazania, czy została przeprowadzona analiza ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych niezbędna dla oceny, czy doszło do naruszenia ochrony danych skutkującego koniecznością zawiadomienia Prezesa UODO oraz osób, których naruszenie dotyczy. Pismem z (...) sierpnia 2022 r. Sąd wskazał, że cyt. „zgodnie z art. 175dd ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych (…) organem właściwym do wykonywania nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych przetwarzanych w postępowaniach sądowych w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej, których administratorem są sądy w rozumieniu art. 174da i 175db jest dla Sądu Okręgowego w Krakowie, Prezes Sądu Apelacyjnego w Krakowie (…).”
Pismem z (...) września 2022 r., organ nadzorczy ponownie zwrócił się do Sądu żądając udzielenia odpowiedzi na pytanie zawarte w piśmie z (...) sierpnia 2022 r. informując jednocześnie, iż Prezes UODO jest w tym przypadku organem nadzorczym i właściwym do zbadania przedmiotowego naruszenia. W odpowiedzi, w piśmie z (...) września 2022 r., Sąd podtrzymał swoje stanowisko, powołując się ponownie na treść art. 174 da [brak takiego przepisu w ustawie], art. 175 db oraz art. 175 dd ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych[1]. Ponadto Sąd odwołał się do orzeczenia Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 24 marca 2022 r. w sprawie C-245/20, w którym Trybunał zauważył, że „»ochrona niezawisłości wymiaru sprawiedliwości zakłada bowiem co do zasady, że funkcje sądownicze są wykonywane w sposób całkowicie, niezależny; sądy nie podlegają żadnej hierarchii służbowej i nie są komukolwiek podporządkowane, ani nie otrzymują nakazów czy wytycznych z jakiegokolwiek źródła, a tym samym są chronione przed jakąkolwiek ingerencją lub naciskami zewnętrznymi mogącymi zaszkodzić niezależności osądu ich członków i wpływać na ich rozstrzygnięcia«. TSUE doszedł do wniosku, że czynność / proces sprawowania wymiaru sprawiedliwości nie może i nie jest ograniczona wyłącznie do przetwarzania danych osobowych w ramach konkretnych postępowań sądowych, ale swoim szerokim zakresem obejmuje wszystkie operacje dokonywane w ramach działalności orzeczniczej. Dotyczy to również kodeksowych procedur informowania stron o toku toczącego, się jak również wszczynanego postępowania sądowego. Powyższe oznacza, że zakres rozumienia »sprawowania przez sądy wymiaru sprawiedliwości« jest szeroki i mieści się w nim wszystko, cokolwiek można powiązać z niezawisłością sądów. Powyższe podkreślił również Rzecznik Generalny TSUE (…) w poprzedzającej wspomniany wyrok opinii, gdzie zwrócił uwagę na fakt, iż mogą to być także decyzje, które na pierwszy rzut oka mają charakter administracyjny, ale w rzeczywistości należy je powiązać z orzekaniem, np. nagrywanie rozpraw, transmitowanie ich czy nawet stosowanie środków bezpieczeństwa (vide: C-245/20 — Opinia Rzecznika Generalnego, Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, art. 55 ust. 3 Rozporządzenia). Z kolei na tle art. 175 ust. 1 Konstytucji RP przyjmuje się że wymiar sprawiedliwości stanowią wiążące rozstrzyganie sporów o prawo dokonywane przez sąd. »Do istoty wymiaru sprawiedliwości należy rozstrzyganie sporów prawnych (sporów ze stosunków prawnych)« w ramach szczególnych form postępowania (przepisy postępowania sądowego cywilnego, karnego) (vide: wyrok TK 28/97). Krajowy organ nadzoru nie jest więc uprawniony do kontroli sądów w zakresie, w jakim wykonują one działalność orzeczniczą, przy czym taka działalność obejmuje orzekanie nie tylko w sprawie głównej, lecz także we wszystkich sprawach incydentalnych (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 maja 2020 r. I OSK 1533/19). (…)” Ponadto Sąd powołał się również na decyzję Prezesa UODO sygn. ZSOŚS.440.109.2018, w której organ uznał się niewłaściwy do ingerowania w treść dokumentów zgromadzonych w aktach postępowania sądowego.
Sąd, w piśmie z (...) września 2022 r., wskazał, że w ocenie Sądu, Prezes UODO nie posiada uprawnień do rozpatrywania sprawy dotyczącej przetwarzania danych osobowych zawartych w ramach sprawowania przez ten Sąd wymiaru sprawiedliwości. W ocenie Sądu, działalność orzeczniczą sądów, stanowiącą przejaw sprawowania wymiaru sprawiedliwości, określają przepisy zawarte m.in. w ustawie z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (dalej: Kpc). Czynności dotyczące doręczenia pozwu wraz z załącznikami stronie pozwanej w procesie cywilnym są szczegółowo i kompleksowo uregulowane w Kpc. Sąd wyjaśnił, że normy te tworzą szczegółowe ramy prawne sprawowania przez sąd wymiaru sprawiedliwości w przedmiocie spraw z zakresu prawa cywilnego. Sąd powołał się także na wyrok Trybunału Sprawiedliwości z 24 marca 2022 r. sygn. akt: C-245/20, wskazując, że „(…) spod właściwości organu nadzorczego wyłączone są operacje przetwarzania, których nadzorowanie przez organ nadzorczy mogłoby bezpośrednio lub pośrednio wpłynąć na niezależność członków tych sądów lub wpłynąć na ich decyzje (vide: wyrok Trybunału Sprawiedliwości z dnia 24 marca 2022r. C-245/20). Wobec powyższego niewątpliwie sprawowanie wymiaru sprawiedliwości obejmuje czynności związane z doręczeniem stronom pism procesowych, w tym odpisu pozwu stronie pozwanej. Odpis pozwu jest pismem sądowym pozostającym w bezpośrednim związku z postępowaniem sądowym, dla którego przekazania właściwe prawo krajowe przewiduje sformalizowane doręczenie (…).” Ponadto Sąd wskazał, że „powyższe kwestie są uregulowane w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego tj. Tytuł VI, Dział I, Rozdział II „Doręczenia” oraz Dział II, Rozdział 2a „Organizacja postępowania”. Zgodnie z art. 2051 § 1 i 2 k.p.c. przewodniczący zarządza doręczenie pozwu pozwanemu i wzywa go do złożenia odpowiedzi na pozew w wyznaczonym terminie nie krótszym niż dwa tygodnie. O zarządzeniu doręczenia pozwu zawiadamia się powoda. (…) W okolicznościach sprawy odpis pozwu wraz z załącznikami w sprawie (…)został doręczony pozwanemu zgodnie z zarządzeniem sędziego za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w X., w drodze pomocy prawnej na podstawie art. 1130 i nast. k.p.c. oraz § 37 i nast. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 r. w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych (Dz.U. z 2014r. poz. 1657). Rozporządzenie to przewiduje doręczenie za pomocą konsulów RP. Korespondencję kierowaną do placówek dyplomatycznych podpisuje sędzia a pismo opatruje się m.in. pieczęcią urzędową (§ 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia). Mając na względzie powyższe nie ulega wątpliwości, że działania sędziego w sprawie (…)w zakresie przetwarzanych danych osobowych, związane z doręczeniem stronie pozwanej odpisu pozwu wraz z załącznikami nastąpiło w ramach sprawowanego wymiaru sprawiedliwości, czyli w zakresie nie należącym do kompetencji Prezesa UODO. Prezes UODO nie może bowiem ingerować w wewnętrzną organizację pracy Sądu, a w szczególności w zasady obiegu dokumentacji procesowej, skoro obieg ten odbywa się w związku ze sprawowaniem przez sąd wymiaru sprawiedliwości. Sąd doręczając odpis pozwu wraz z załącznikami stronie pozwanej, działa w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości, bowiem czynności te mają wymierny wpływ na treść orzeczenia wydanego przez Sąd w postępowaniu. Wobec powyższego w okolicznościach sprawy zasadnym jest umorzenie postępowania ze względu na brak właściwości rzeczowej Prezesa UODO w zakresie rozpatrywania spraw dotyczących przetwarzania danych osobowych przez sądy w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości. Zgodnie bowiem z art. 175 dd § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. u.s.p. organem nadzorczym wobec Sądu jako administratora danych osobowych przetwarzanych w postępowaniach sądowych w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej nie jest Prezes UODO, a jest nim - w stosunku do podległego sądu okręgowego - prezes sądu apelacyjnego. (…) Wykonywanie przez Prezesa UODO - jako organ właściwy w sprawach ochrony danych - nadzoru nad przetwarzaniem danych w zakresie orzekania przez sądy, mogłoby stanowić niedopuszczalną ingerencję w ich działalność orzeczniczą. Prezes UODO, w ramach kompetencji przyznanych mu ustawą, nie może zatem ingerować w tok postępowania ani w sposób jego prowadzenia przez inne, uprawnione na podstawie odrębnych przepisów organy, w tym w szczególności sądy. Tym samym Prezes UODO nie może ingerować także w zasady doręczenia pozwanemu odpisu pozwu wraz z załącznikami (stanowiącymi niejednokrotnie część materiału dowodowego). (…) Wobec powyższego badanie przez Prezesa UODO czy administrator rzekomo naruszył przepisy o ochronie danych osobowych, czy też nie dopełnił obowiązków wynikających z art. 33 i 34 ust. 1 i 2 RODO pozostaje bezprzedmiotowe. (…) Brak właściwości rzeczowej organu - Prezesa UODO, który nie jest uprawniony do wydania merytorycznego rozstrzygnięcia w przedmiotowej sprawie determinuje bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego. Niezależnie od powyższego wskazać należy, że zarzut o możliwości naruszenia przez Sąd jako administratora danych w związku z naruszeniem ochrony danych osobowych poprzez dostarczenie adresatowi uszkodzonej i niekompletnej korespondencji zawierającej dane osobowe, pozostaje całkowicie chybiony i bezpodstawny. W sprawie (…) sędzia działając w oparciu o obowiązujące normy prawne pismem z dnia 11 maja 2022 r. zwróciła się do Konsula Generalnego RP w X. w ramach pomocy prawnej o doręczenie pozwanemu M.O.odpisu pozwu wraz z załącznikami (szczegółowo wyliczonymi w piśmie przewodnim). Korespondencji nadano właściwy bieg i skierowano do wysyłki dnia (...) czerwca 2022 r., zgodnie z zasadami wynikającymi Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 r. w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych. Konsulat Generalny RP w X. w dniu (...) lipca 2022 r. przekazał adresatowi przesyłkę pocztą poleconą za potwierdzeniem odbioru. Zgodnie z informacją dostępną w elektronicznym systemie operatora pocztowego R. (…), przesyłka została w dniu (...) lipca 2022 r. doręczona adresatowi (brak adnotacji o jakichkolwiek uszkodzeniach w trakcie transportu — zapisy w systemach pocztowych) (…)”. Do przedmiotowych wyjaśnień Sąd załączył raport z naruszenia opisujący zdarzenie.
W wyniku ww. zdarzenia doszło do powstania naruszenia zarówno poufności, jak również dostępności danych (pkt 4E formularza zgłoszenia przesłanego przez Ministra). W ocenie Ministra dotyczyło ono następującego zakresu danych: imienia i nazwiska, adresu zamieszkania lub pobytu, oraz innych informacji związanych z samym postępowaniem sądowym. W piśmie z (...) października 2022 r. Sąd natomiast wyjaśnił, że naruszenie obejmowało dane osobowe (...) osób w następującym zakresie: 1) powódki: jej imię i nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, datę urodzenia, dane zawarte w dokumentacji medycznej, numer konta bankowego, 2) pozwanego: jego imię i nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, datę urodzenia, wizerunek zawarty na fotografii, 3) dane osobowe dwojga dzieci: ich imiona i nazwiska, numery PESEL, adres zamieszkania, daty urodzenia, dane zawarte w opinii psychologicznej, 4) dane osobowe (...) świadków: ich imiona i nazwiska, numery telefonów, adresy zamieszkania, adresy mailowe (w przypadku (...) świadków). Ponadto Sąd oświadczył, że postępowanie sądowe dotyczyło rozwiązania małżeństwa.
W aktach sprawy znajduje się przesłany przez Sąd raport z (...) sierpnia 2022 r. z naruszenia ochrony danych osobowych, z którego wynika m.in., że uszkodzona przesyłka dotyczyła pozwu wraz z załącznikami. Operator nie odnotował uszkodzeń w trakcie transportu, jednakże adresat korespondencji zgłosił ww. Konsulatowi jej uszkodzenie i jej niekompletność.
W piśmie z 9 stycznia 2023 r. Sąd, odpowiadając organowi na wezwanie z 4 stycznia 2023 r. dotyczące wskazania działań, które pozwoliły Sądowi na stwierdzenie, iż korespondencja nie była ani uszkodzona ani niekompletna, wyjaśnił, że „[b]rak jest także jakichkolwiek przesłanek by stwierdzić, że korespondencja została wysłana jako niekompletna, bądź też nie została właściwie zabezpieczona. Dochowane zostały wszystkie procedury wynikające z przepisów kodeksu postępowania cywilnego”. Sąd jednak nie wyjaśnił, w jaki sposób stwierdził powyższe.
W aktach sprawy znajdują się trzy zdjęcia przedmiotowej przesyłki wykonane przez jej adresata. Pierwsze zdjęcie ukazuje zapakowaną w folię korespondencję z widocznie rozerwaną papierową kopertą znajdującą się w środku, drugie zdjęcie pokazuje paczkę/korespondencję już bez folii, ale ze znacząco rozerwaną kopertą papierową umożliwiającą wyjęcie wszystkich w niej zawartych dokumentów, zaś trzecie pokazuje jak jej adresat odchyla uszkodzoną kopertę by pokazać jej zawartość. Zdjęcia zostały przesłane organowi przez Ministra.

Po rozpatrzeniu całości materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Przedmiotem niniejszego postępowania było naruszenie przez Administratora przepisów art. 33 oraz art. 34 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, wynikające z niezgłoszenia organowi nadzorczemu naruszenia ochrony danych osobowych oraz niezawiadomienia osób nim objętych w związku dostarczeniem adresatowi przez operatora pocztowego uszkodzonej i niekompletnej korespondencji zawierającej dane osobowe, wysłanej przez Konsulat Generalny RP w M. na wniosek Sądu Okręgowego w Krakowie.

Dokonując oceny przedmiotowego zdarzenia Prezes UODO zbadał, czy zgłoszone przez Ministra zdarzenie stanowiło naruszenie ochrony danych osobowych, jak również czy Prezes UODO jest właściwym organem nadzorczym do weryfikacji prawidłowości przestrzegania przepisów rozporządzenia 2016/679 przez administratora danych (Sąd) objętych ww. zdarzeniem, tj. czy w tym przypadku miało miejsce sprawowanie przez Sąd wymiaru sprawiedliwości lub ochrony prawnej.

Zgodnie z art. 4 pkt 12 rozporządzenia 2016/679, przez pojęcie naruszenia ochrony danych osobowych rozumieć należy naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych. Z uwagi na to, że zgłoszone przez Ministrazdarzenie polegało na dostarczeniu przez operatora pocztowego do adresata uszkodzonej i niekompletnej przesyłki, w ocenie Prezesa UODO doszło do naruszenia ochrony danych osobowych w związku z naruszeniem poufności danych (korespondencja została dostarczona w uszkodzonej kopercie), jak również ich dostępności (adresat zgłosił Ministra niekompletność przesyłki). Sąd na żadnym etapie prowadzonego postępowania nie wykazał, aby opisane przez Ministra zdarzenie nie miało miejsca.

Ponadto wskazać należy, iż w ocenie Prezesa UODO, jest on organem nadzorczym właściwym do dokonania oceny ww. naruszenia. Dostarczenie korespondencji nie stanowi bowiem sprawowania przez Sąd wymiaru sprawiedliwości, ani ochrony prawnej, lecz techniczną, administracyjną czynność sądu. Tym samym brak jest przesłanki wyłączającej kompetencje Prezesa UODO jako organu nadzorczego. Zgodnie bowiem z art. 55 ust. 3 rozporządzenia 2016/679, organy nadzorcze nie są właściwe do nadzorowania operacji przetwarzania dokonywanych przez sądy w ramach sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości. Ponadto, w myśl motywu 20 rozporządzenia 2016/679, właściwość organów nadzorczych nie powinna dotyczyć przetwarzania danych osobowych przez sądy w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości – tak by chronić niezawisłość sprawowania wymiaru sprawiedliwości. Powinna istnieć możliwość powierzenia nadzoru nad takimi operacjami przetwarzania danych specjalnym organom w systemie wymiaru sprawiedliwości państwa członkowskiego, organy te powinny w szczególności zapewnić przestrzeganie przepisów niniejszego rozporządzenia, zwiększać w wymiarze sprawiedliwości wiedzę o jego obowiązkach wynikających z niniejszego rozporządzenia oraz rozpatrywać skargi związane z takim operacjami przetwarzania danych. W myśl art. 175 dd § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 217), nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych, których administratorami są sądy, zgodnie z art. 175da i art. 175db, wykonują w zakresie działalności sądu: rejonowego – prezes sądu okręgowego; okręgowego – prezes sądu apelacyjnego; apelacyjnego – Krajowa Rada Sądownictwa. Biorąc pod uwagę tak ukształtowany stan prawny, należy przyjąć, że organami nadzorczymi nad sądami powszechnymi, w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości, są te wymienione w art. 175 dd § 1 ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych. Natomiast w zakresie spraw, które nie wchodzą w zakres pojęcia „sprawowania wymiaru sprawiedliwości”, właściwym organem nadzorczym wobec sądów powszechnych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W ocenie Prezesa UODO pojęcie sprawowania wymiaru sprawiedliwości w kontekście ram ochrony danych osobowych ustanowionych przez rozporządzenie 2016/679 należy w tym przypadku rozumieć wąsko. Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 1 grudnia 2008 r., sygn. akt: P 54/07, (Dz. U. z 2008 r., poz. 218 nr 1400), wskazał, że „[z]godnie z dominującym poglądem doktryny prawa wymiar sprawiedliwości stanowi działalność państwa polegającą na sądzeniu, czyli wiążącym rozstrzyganiu sporów o prawo, w których przynajmniej jedną ze stron jest jednostka lub inny podmiot podobny [zob. L. Garlicki, Polskie prawo konstytucyjne. Zarys wykładu, Warszawa 2006, s. 342; Z. Czeszejko-Sochacki, O wymiarze sprawiedliwości w świetle Konstytucji, międzynarodowych standardów i praktyki, „Państwo i Prawo” z. 9/1999, s. 3; S. Włodyka, Ustrój organów ochrony prawnej, Warszawa 1968, s. 16]. Wskazać należy, że poza sferą orzeczniczą sądy wykonują również działalność administracyjną, której istota sprowadza się do zapewnienia odpowiednich warunków techniczno-organizacyjnych dla wykonywania przez sąd powierzonych mu zadań z zakresu sprawowania wymiaru sprawiedliwości i ochrony prawnej. Zgodnie z art. 8 ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych, działalność administracyjna sądów polega na: zapewnieniu odpowiednich warunków techniczno-organizacyjnych oraz majątkowych funkcjonowania sądu i wykonywania przez sąd zadań, o których mowa w art. 1 § 2 i 3 (pkt 1); zapewnieniu właściwego toku wewnętrznego urzędowania sądu, bezpośrednio związanego z wykonywaniem przez sąd zadań, o których mowa w art. 1 § 2 i 3 (pkt 2). Tym samym czynności o charakterze stricte technicznym wykonywane przez urzędnika sądowego, a następnie operatora pocztowego, takie jak wysyłanie korespondencji stosownie do zarządzenia lub polecenia sędziego, nie mieszczą się w sferze „sprawowania wymiaru sprawiedliwości”, natomiast należą do sfery administracyjnej działalności sądu. Jednocześnie w tym miejscu należy podkreślić, iż powołanie się przez Administratora na wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z dnia 24 marca 2022 r., sygn. C-245/20, jest nieuzasadnione, albowiem nie dotyczy on administracyjnej działalności sądu. Wyrok ten odnosi się do udostępniania informacji o postępowaniu sądowym dziennikarzom (sprawa dotyczyła Królestwa Niderlandów). W orzeczeniu tym Trybunał dokonał wykładni art. 55 ust. 3 rozporządzenia 2016/679, w odniesieniu do „czasowego udostępnienia” przez sąd dziennikarzom pism procesowych zawierających dane osobowe. Trybunał uznał w tym wyroku, że „sprawowanie wymiaru sprawiedliwości” obejmuje „politykę informacyjną sądu” w celu zapewnienia relacji medialnej danej sprawy. Powyższego wyroku zatem nie można przenieść na grunt przedmiotowej sprawy, gdyż w analizowanej sprawie doszło do naruszenia ochrony danych osobowych w związku z dostarczeniem adresatowi przez operatora pocztowego uszkodzonej i niekompletnej przesyłki, tj. czynnością o charakterze technicznym, administracyjnym. Ponadto podkreślenia wymaga, że Prezes UODO zajmując się przedmiotową sprawą nie ingeruje w zasady doręczania pism procesowych, ani w to, jakie dokumenty powinny zostać doręczone adresatowi. W zasięgu zainteresowania organu nadzorczego pozostaje wyłącznie utrata poufności danych oraz ich niekompletność w następstwie działania operatora pocztowego, co mieści się w zakresie działalności administracyjnej sądu. Tym samym kompetencje Prezesa UODO nie naruszają niezawisłości sędziowskiej, bowiem nie dotyczą kompetencji sędziego w prowadzonym postępowaniu. Ponadto są uprawnieniami naprawczymi, które ze swej istoty nie mają charakteru mogącego mieć wpływ na toczące się postępowanie (np. nie prowadzą do wstrzymania toczącego się postępowania lub do nakazania usunięcia części zeznań świadka) oraz dotyczą sfery administracyjnej działalności sądu. Stwierdzone nieprawidłowości naruszające zasadę „integralności i poufności” wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. f) rozporządzenia 2016/679, korespondują z uprawnieniami naprawczymi Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, które nie mają wpływu na naruszenie niezawisłości sądu, bowiem polegają jedynie na nakazaniu administratorowi dostosowania operacji przetwarzania do przepisów rozporządzenia 2016/679.

Jednocześnie nietrafione jest również powołanie się przez Sąd na decyzję Prezesa UODO o sygnaturze ZSOŚS.440.109.2018. Wskazana przez Sąd decyzja została wydana w sprawie, w której osoba fizyczna złożyła skargę i chciała kreować swoją sytuację jako strona postępowania sądowego na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych, a nie właściwej procedury. Skarga dotyczyła umieszczenia w aktach sądowych prowadzonych przez sąd rejonowy wydruku ze strony internetowej kancelarii prawnej, zawierającej dane osobowe skarżącego w zakresie jego wizerunku. Zdaniem skarżącego, w ww. sprawie to było zbędne dla celów dowodowych, bowiem dokument, do którego wydruk ten został dołączony, nie został dopuszczony przez sąd jako dowód w sprawie. Prezes UODO w takiej sprawie nie mógł zająć stanowiska (i nakazać zgodnie z żądaniem skarżącego usunięcia wizerunku z akt sprawy sądowej), bowiem dopuszczenie dowodu w sprawie lub nie, należy wyłącznie do decyzji sądu (i stanowi element sprawowania wymiaru sprawiedliwości). Natomiast wyrok, na który Sąd się powołał (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 maja 2020 r. sygn. akt: I OSK 1533/19), odnosi się do już nieobowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych – ustawy z 1997 r.[2]. Ponadto sprawa ta również dotyczyła sytuacji, w której skarżąca kwestionuje czynności sądowe, po zawnioskowaniu o zwolnienie z kosztów sądowych. Sąd wezwał bowiem skarżącą do wykazania stanu majątkowego poprzez złożenie oświadczenia majątkowego oraz do uzupełnienia wniosku w zakresie formalnym. NSA w wyroku tym stwierdził, że ani organ ani sąd administracyjny nie mogą dokonywać merytorycznej oceny wezwań wystosowanych do stron przez sąd powszechny (a zatem znowu w zakresie sprawowania wymiaru sprawiedliwości).

Biorąc powyższe pod uwagę wskazać należy, iż zarówno ww. decyzja, jak również ww. wyrok NSA, dotyczą czynności procesowych podejmowanych przez sąd w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości, a nie czynności administracyjnych (technicznych), tak jak ma to miejsce w przedmiotowej sprawie.

Niezależnie od powyższego wskazać należy, że Prezes Sądu Apelacyjnego w Krakowie, jako organ wskazany w art. 175 dd § 1 ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych, w przedmiotowej sprawie nie może zostać uznany za organ nadzorczy nad Sądem. Zgodnie bowiem z brzmieniem art. 175dd ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych, sądowe organy nadzorcze (a więc także Prezes Sądu Apelacyjnego w Krakowie) nie są uprawnione do przyjmowania zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych (art. 33 rozporządzenia 2016/679), ani oceny, czy w związku z naruszeniem ochrony danych osobowych wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, skutkujące koniecznością zawiadamiania osób, których dane dotyczą, o naruszeniu (art. 34 rozporządzenia 2016/679).

Badając przedmiotowe zdarzenie Prezes UODO ocenił je jako naruszenie poufności (kwestii bezpieczeństwa danych - uszkodzona koperta, do zawartości której mogły mieć dostęp osoby nieuprawnione), jak również dostępności (brak niektórych dokumentów). Nie ma tu przy tym znaczenia, iż zawinił operator pocztowy uszkadzając przesyłkę, bowiem przedmiotem niniejszego postępowania jest brak zgłoszenia naruszenia ochrony danych oraz brak zawiadomienia osób, których dane dotyczą, o naruszeniu ochrony ich danych osobowych. Ponadto podkreślenia wymaga, że Prezes UODO analizując zgłoszone przez Ministra naruszenie ochrony danych osobowych, dotyczące danych których administratorem jest Sąd Okręgowy w Krakowie, w żaden sposób nie oddziałuje na niezawisłość sądu, nie wpływa bowiem na rozstrzygnięcie Sądu, czy poszczególne decyzje podejmowane przez Sąd w ramach prowadzonego postępowania. Podkreślenia także wymaga, że o ile Prezes UODO nie jest podmiotem kontrolującym ani nadzorującym stosowanie przez sądy prawa materialnego, czy procesowego w ramach sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości (który odbywa się w toku instancyjnym), ani nie ingeruje w zasady doręczania pism sądowych (np. czy listem poleconym, zwykłym czy przez doręczenie na rozprawie), czy też w to, jakie dokumenty powinny zostać doręczone stronie postępowania przez sąd, to jednak organ jest uprawniony do kontrolowania i weryfikowania prawidłowości stosowania przepisów o ochronie danych osobowych, w tym stosowanych zabezpieczeń przez administratora danych (m.in. reakcji administratora na powstałe naruszenie ochrony danych) oraz realizacji obowiązków wynikających z art. 33 i art. 34 rozporządzenia 2016/679. Sposób zabezpieczenia danych osobowych przez Sąd nie podlega kontroli instancyjnej, w ramach funkcji orzeczniczej i nie odnosi się do sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sąd. Tym samym podlega kontroli Prezesa UODO, podobnie jak realizacja obowiązków administratora wynikających z ww. przepisów rozporządzenia 2016/679.

Biorąc powyższe pod uwagę wskazać należy, że jeśli doszło do naruszenia ochrony danych osobowych w związku z administracyjną częścią działalności sądu, to powinno ono zostać zgłoszone w trybie przewidzianym w art. 33 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 do Prezesa UODO, jako właściwego organu nadzorczego. Nie bez znaczenia dla niniejszej sprawy jest także okoliczność, co należy ponownie podkreślić, że do kompetencji sądowych organów nadzorczych, o których mowa w art. 175 dd § 1 ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych, nie należy przyjmowanie zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych, czy też ich merytoryczna ocena. Zakres kompetencji tych organów bowiem został enumeratywnie wymieniony w art. 175 dd § 2 i 3 ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych (i należy traktować go jako katalog zamknięty).

Art. 33 rozporządzenia 2016/679 stanowi, że w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, administrator danych bez zbędnej zwłoki - w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia - zgłasza je organowi nadzorczemu właściwemu zgodnie zart. 55, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Do zgłoszenia przekazanego organowi nadzorczemu po upływie 72 godzin dołącza się wyjaśnienie przyczyn opóźnienia (ust. 1). Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1, musi co najmniej: a) opisywać charakter naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie; b) zawierać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji; c) opisywać możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych; d) opisywać środki zastosowane lub proponowane przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków (ust. 3).

Odnosząc się natomiast do praw lub wolności osób objętych naruszeniem, wskazać należy, iż art. 34 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 wskazuje, że w sytuacji, gdy naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator jest zobowiązany bez zbędnej zwłoki zawiadomić osobę, której dane dotyczą, o takim naruszeniu. Zgodnie z art. 34 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, prawidłowe zawiadomienie powinno: 1) jasnym i prostym językiem opisywać charakter naruszenia ochrony danych osobowych; 2) zawierać przynajmniej informacje i środki, o których mowa w art. 33 ust. 3 lit. b), c) i d) rozporządzenia 2016/679, tj.: imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji; opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych; opis środków zastosowanych lub proponowanych przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środków w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.

Zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych przez administratorów stanowi skuteczne narzędzie przyczyniające się do realnej poprawy bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Zgłaszając naruszenie organowi nadzorczemu, administratorzy informują Prezesa UODO, czy w ich ocenie wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą oraz – jeżeli takie ryzyko wystąpiło – czy przekazali stosowne informacje osobom fizycznym, na które naruszenie wywiera wpływ. W uzasadnionych przypadkach mogą również przekazać informacje, że powiadomienie w ich ocenie nie jest konieczne ze względu na spełnienie warunków określonych w art. 34 ust. 3 lit. a) – lit. c) rozporządzenia 2016/679. Prezes UODO dokonuje weryfikacji oceny dokonanej przez administratora i może – jeżeli administrator nie zawiadomił osób, których dane dotyczą – zażądać od niego takiego zawiadomienia. Zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych pozwalają organowi nadzorczemu na właściwą reakcję mogącą ograniczyć skutki takich naruszeń, bowiem administrator ma obowiązek podjęcia skutecznych działań zapewniających ochronę osobom fizycznym i ich danych osobowych, które z jednej strony pozwolą na kontrolę skuteczności dotychczasowych rozwiązań, a z drugiej ocenę modyfikacji i usprawnień służących zapobieżeniu nieprawidłowościom analogicznym do objętych naruszeniem.

W przedmiotowej sprawie doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (...) osób, przy czym wobec (...) z nich powstało wysokie ryzyko naruszenia ich praw lub wolności z uwagi na zakres naruszonych danych osobowych. W przypadku powódki naruszenie obejmowało m.in. jej numer PESEL oraz dane o stanie zdrowia zawarte w dokumentacji medycznej, w przypadku pozwanego jego numer PESEL, a w przypadku dwojga dzieci informacje o ich stanie zdrowia (zawartych w opinii psychologicznej). Dane te zawarte, były w dokumentacji przesłanej stronie postępowania rozwodowego. Ponadto, co należy ponownie podnieść, organ otrzymał informację o naruszeniu ochrony danych osobowych od innego podmiotu niż Administrator.

W tym miejscu podkreślenia wymaga, że Prezes UODO przed wszczęciem postępowania administracyjnego w pierwszej kolejności zwrócił się do Sądu z zapytaniem (dwukrotnie), czy Sąd dysponuje wiedzą na temat przedmiotowego naruszenia, jednakże w udzielanej odpowiedzi Sąd prezentował stanowisko, że Prezes UODO nie jest organem właściwym do zbadania przedmiotowego zdarzenia, nie udzielając przy tym odpowiedzi na zadane przez organ pytania (utrudniając jednocześnie zbadanie przedmiotowego zdarzenia, czy rzeczywiście doszło do naruszenia ochrony danych osobowych oraz dokonanie oceny poziomu ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane znajdowały się w przedmiotowej korespondencji, czy zakresu danych objętych naruszeniem). Takie podejście Sądu spowodowało wszczęcie przez Prezesa UODO postępowania administracyjnego. Jak wynika z materiału sprawy, Sąd dokonał sprawdzenia otrzymanej od Ministra informacji o niekompletnej i uszkodzonej przesyłce wyłącznie w systemie operatora pocztowego, uznając, że brak adnotacji w tym zakresie świadczy o tym, iż nie doszło do incydentu (świadczy o tym Raport (…) z dnia (...).08.2022 r.). Prezes UODO w toku postępowania ustalił natomiast, iż otrzymana przez jej adresata koperta wraz z dokumentami była dość istotnie uszkodzona (co potwierdzają zdjęcia przesyłki otrzymane od Ministra). Uszkodzenie koperty umożliwiało zapoznanie się z jej zawartością, tj. dokumentami zawierającymi dane osobowe w wyżej wskazanym zakresie. Podkreślenia również wymaga, iż Prezes UODO, w piśmie z 4 stycznia 2023 r., zwrócił się do Sądu z pytaniem dotyczącym działań podjętych przez Administratora, które pozwoliły mu na stwierdzenie, iż korespondencja nie była uszkodzona ani niekompletna, pomimo informacji przekazanej przez Ministra. Administrator, odpowiadając w piśmie z (...) stycznia 2023 r., ograniczył się do stwierdzenia, iż nie stwierdził żadnych uchybień leżących po stronie Sądu w zakresie doręczania korespondencji. W ocenie Sądu brak jest jakichkolwiek przesłanek do przyjęcia, że korespondencja dotarła do adresata niekompletna czy niewłaściwie zabezpieczona. Prezes UODO, w oparciu o otrzymane zdjęcia od Ministra, dokonał jednak odmiennych ustaleń (opisanych powyżej), stwierdzając, iż wystąpiło ryzyko naruszenia poufności danych, jak również kompletności (naruszenie dostępności). Zawartość przedmiotowej korespondencji (dokumentacja medyczna powódki, opinie psychologiczne dot. dzieci), ich numery PESEL, ale także opisy samego małżeństwa powodują, że postępowanie ze zdarzeniem, które obejmuje swoim zakresem takie dane powinno być uznane za wymagające szczególnej uwagi i staranności po stronie administratora danych. Każda z kategorii danych, jak numer PESEL, czy informacja o stanie zdrowia oznacza powstanie wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą. W tym przypadku wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności dotyczyło (...) osób. Podkreślić również należy łatwość identyfikacji tych osób, w oparciu o ww. dane.

Jak wskazują Wytyczne 9/2022[3], naruszenie ochrony danych osobowych, obejmujące dane powodujące powstanie wysokiego ryzyka, może potencjalnie wywołać szereg negatywnych skutków dla osób fizycznych, których dane są przedmiotem naruszenia. Wśród możliwych skutków naruszenia Europejska Rada Ochrony Danych (EROD) wymienia: uszczerbek fizyczny, szkody materialne lub niemajątkowe. Jako przykłady takich szkód wymienione są m.in.: dyskryminacja, kradzież tożsamości lub oszustwo dotyczące tożsamości, straty finansowe, naruszenie dobrego imienia, naruszenie poufności danych osobowych oraz znaczna szkoda gospodarcza lub społeczna. W niniejszej sprawie nie ulega wątpliwości, że z uwagi na zakres danych objęty przedmiotowym naruszeniem ochrony danych osobowych, w tym numer ewidencyjny PESEL wraz z imieniem i nazwiskiem oraz dane o stanie zdrowia, istnieje wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia wymienionych powyżej szkód.

W tym miejscu wskazać należy, że numer PESEL, czyli jedenastocyfrowy symbol numeryczny, zawierający datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz liczbę kontrolną, jednoznacznie identyfikuje konkretną osobę fizyczną, a więc jest ściśle powiązany ze sferą prywatną osoby fizycznej i jako taki w konsekwencji podlega również, jako krajowy numer identyfikacyjny, wyjątkowej ochronie na gruncie art. 87 rozporządzenia 2016/679. Z uwagi na to, że nr PESEL jest daną o szczególnym charakterze, to jego ujawnienie nieuprawnionym podmiotom może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych (vide: https://www.bik.pl/poradnik-bik/wyludzenie-kredytu-tak-dzialaja-oszusci - gdzie opisano przypadek, w którym: „Tylko imię, nazwisko i numer PESEL wystarczyły oszustom, by wyłudzić kilkanaście kredytów w sumie na dziesiątki tysięcy złotych. Nic więcej się nie zgadzało: ani numer dowodu osobistego, ani adres zamieszkania”. Nie sposób również pominąć, że analizowane naruszenie ochrony danych osobowych dotyczyło także innych danych niż numer PESEL, np. informacji o stanie zdrowia. W Wytycznych 9/2022 podkreślono, że zbiór różnych danych osobowych ma zazwyczaj bardziej wrażliwy charakter niż pojedyncze dane.

Warto w tym miejscu przytoczyć jeden z przykładów wymienionych się w Wytycznych EROD 01/2021 w sprawie przykładów dotyczących zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych, dalej Wytyczne 01/2021 (przypadek nr 14, s. 31), odnoszący się do sytuacji „wysłania pocztą przez pomyłkę wysoce poufnych danych osobowych”. W opisanym w ww. wytycznych przypadku doszło do ujawnienia numeru ubezpieczenia społecznego, będącego odpowiednikiem stosowanego w Polsce numeru PESEL. W przypadku tym EROD nie miała wątpliwości, że ujawnione dane w zakresie: imię i nazwisko, adres e-mail, adres pocztowy, numer ubezpieczenia społecznego, wskazują na wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych („zaangażowanie ich [osób poszkodowanych] numeru ubezpieczenia społecznego, a także innych, bardziej podstawowych danych osobowych, dodatkowo zwiększa ryzyko, które można określić jako wysokie”). EROD dostrzega wagę krajowych numerów identyfikacyjnych (w tym przypadku numeru PESEL), podkreślając jednocześnie, że tego typu naruszenie ochrony danych osobowych, a więc obejmujące swym zakresem dane w postaci: imienia i nazwiska, adresu e-mail, adresu korespondencyjnego oraz numeru ubezpieczenia społecznego, wymaga realizacji działań, tj.: powiadomienia organu nadzorczego oraz zawiadomienia o naruszeniu osób, których dane dotyczą.
EROD Danych nie ma także najmniejszych wątpliwości, że indywidualnie nadany numer jednoznacznie identyfikujący osobę fizyczną powinien podlegać szczególnej ochronie, a jego ujawnienie nieuprawnionym podmiotom może wiązać się z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Na fakt, że dane jednoznacznie identyfikujące osobę fizyczną mogą powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności EROD wskazuje również w innych przykładach podanych w Wytycznych 01/2021. W pkt 65 i 66 Wytycznych 01/2021 wskazano: „(…) Naruszone dane pozwalają na jednoznaczną identyfikację osób, których dane dotyczą, i zawierają inne informacje na ich temat (w tym płeć, datę i miejsce urodzenia), ponadto mogą być wykorzystywane przez atakującego do odgadnięcia haseł klientów lub do przeprowadzenia kampanii spear phishingowej skierowanej do klientów banku. Z tych powodów uznano, że naruszenie ochrony danych prawdopodobnie spowoduje wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności wszystkich osób, których dane dotyczą. W związku z tym możliwe jest wystąpienie szkód materialnych (np. strat finansowych) i niematerialnych (np. kradzieży tożsamości lub oszustwa)”.

Podobnych wątpliwości (że ujawnienie numeru PESEL wraz z innymi danymi osobowymi może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych) nie miał również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który w wyroku z dnia 22 września 2021 r., sygn. akt II SA/Wa 791/21, stwierdził, że „[n]ie ulega wątpliwości, że przywołane w wytycznych przykłady szkód mogą wystąpić w przypadku osób, których dane osobowe – w niektórych przypadkach łącznie z numerem ewidencyjnym Pesel lub serią i nr dowodu osobistego – zostały utrwalone na udostępnionych nagraniach. Nie bez znaczenia dla takiej oceny jest możliwość w oparciu o ujawnione dane identyfikacji osób, których dane zostały objęte naruszeniem.”. Dalej Sąd w przywołanym orzeczeniu wskazał, że „Dane zostały bowiem udostępnione nieuprawnionym osobom, co oznacza, że nastąpiło naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych, a zakres tych danych obejmujących w niektórych przypadkach również numer ewidencyjny PESEL lub serię i nr dowodu osobistego przesądza o tym, że wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.” Rozważając powyższe kwestie należy przywołać również stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie wyrażone w wyroku z dnia 1 lipca 2022 r. wydanym w sprawie o sygn. akt II SA/Wa 4143/21. W uzasadnieniu tego wyroku Sąd stwierdził, iż: „[n]ależy zgodzić się z Prezesem UODO, że utrata poufności numeru PESEL w połączeniu z danymi osobowymi, takimi jak: imię i nazwisko, adres zameldowania, numery rachunków bankowych oraz numer identyfikacyjny nadawany klientom Banku - numer CIF, wiąże się z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W przypadku naruszenia takich danych, jak imię, nazwisko oraz numer PESEL, możliwa jest bowiem kradzież lub sfałszowanie tożsamości skutkująca negatywnymi konsekwencjami dla osób, których dane dotyczą. Dlatego też Bank w przedmiotowej sprawie powinien był bez zbędnej zwłoki, stosownie do art. 34 ust. 1 RODO, zawiadomić osoby, których dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych, tak aby umożliwić im podjęcie niezbędnych działań zapobiegawczych”. Wskazać również należy na wyrok z dnia 31 sierpnia 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 2993/21, w którym Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie podkreślił, że „(…) organ trafnie przyjął, iż wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób objętych przedmiotowym naruszeniem z uwagi na możliwość łatwej, w oparciu o ujawnione dane, identyfikacji osób, których dane zostały objęte naruszeniem. Dane te bowiem to imię i nazwisko, adres do korespondencji, numer telefonu, numer PESEL osób posiadających polskie obywatelstwo. W tej sytuacji administrator zobowiązany był do zawiadomienia bez zbędnej zwłoki osób, których dane dotyczą, o naruszeniu”. Podobnie wypowiedział się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyrokach z dnia 15 listopada 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 546/22, oraz 21 czerwca 2023 r., sygn. akt II SA/Wa 150/23.

Z ostatniego raportu infoDOK[4] (który przygotowywany jest w ramach prowadzenia społecznej Kampanii Informacyjnej Systemu DOKUMENTY ZASTRZEŻONE, organizowanej przez Związek Banków Polskich i niektóre banki, pod patronatem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji i we współpracy m.in. z Policją oraz Federacją Konsumentów), wynika, że w II kwartale 2023 r. odnotowano 2 116 prób wyłudzeń kredytów i pożyczek, na kwotę 50,3 mln zł. W ciągu ostatnich dwunastych miesięcy natomiast łączna kwota udaremnionych prób wyłudzeń kredytów wynosi 191,6 mln zł. Ponadto wskazać należy, iż w II kwartale 2022 r. odnotowano 1806 prób wyłudzeń kredytów i pożyczek, na kwotę 54,4 mln zł[5]. Oznacza to znaczący wzrost prób wyłudzeń kredytów i pożyczek w prezentowanym okresie.

Ponadto, jak wynika z orzecznictwa, wyroki w sprawach wyłudzeń kredytów nie są rzadkością i są wydawane przez polskie sądy w podobnych sprawach od dawna - tytułem przykładu można wskazać na wyrok Sądu Rejonowego w Łęczycy z dnia 27 lipca 2016 r. (sygn. akt I C 566/15), w którym oszuści biorący pożyczkę na cudze dane posłużyli się nr PESEL, zmyślonym adresem oraz niewłaściwym numerem dowodu (nieważnym). W toku postępowania sądowego, strona pozwana wykazała, iż nie zaciągnęła ww. zobowiązania, pomimo, iż ktoś posłużył się jej numerem PESEL. Jednakże wymagało to przeprowadzenia postępowania dowodowego. Takich sytuacji jest jednak znacznie więcej i wymagają od osób poszkodowanych (de facto ofiar przestępstwa) podejmowania działań (na drodze sądowej, czy polubownej) w celu wykazania, iż nie one dokonały określonych czynności skutkujących np. zaciągnięciem zobowiązania lub kradzieży cudzych środków finansowych (w przypadku przestępstw związanych np. z internetowymi wyłudzeniami).

Reasumując, przedmiotowe naruszenie ochrony danych osobowych powoduje powstanie wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych nie tylko z uwagi na to, że obejmuje ono numery PESEL ww. osób, ale także ich szczególne kategorie danych – informacje o stanie zdrowia powódki oraz informacje zawarte w opinii psychologicznej dwójki dzieci. Informacje te powiązane z m.in. imionami i nazwiskami oraz kontekstem sprawy rozwodowej mogą powodować utratę kontroli nad danymi i nie tylko zagrożenia związane z udostępnieniem numeru PESEL, ale również może powodować dyskryminację w środowisku tych osób, czy choćby naruszania ich dóbr osobistych.

Tych wszystkich okoliczności nie wziął pod uwagę Administrator przy analizowaniu zdarzenia, choćby wymuszonego wezwaniami przez Prezesa UODO.

Należy również mieć na uwadze, że wykonanie przez Administratora jego obowiązku wynikającego z art. 33 ust. 1 oraz 34 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 nie może być uzależniane od zmaterializowania się ryzyka wynikającego z naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których danych dotyczy naruszenie ochrony danych osobowych. Jak stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 22 września 2021 r. wydanym w sprawie o sygn. akt II SA/Wa 791/21: „[p]odkreślić należy, że możliwe konsekwencje zaistniałego zdarzenia nie muszą się zmaterializować. W treści art. 33 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 wskazano, że samo wystąpienie naruszenia ochrony danych osobowych, z którym wiąże się ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, implikuje obowiązek zgłoszenia naruszenia właściwemu organowi nadzorczemu, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych” (przy czym Sąd ten podobnie orzekł we wcześniej przywoływanym wyroku z dnia 1 lipca 2022 r. wydanym w sprawie o sygn. akt II SA/Wa 4143/21 oraz w wyrokach z dnia 31 sierpnia 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 2993/21, z dnia 15 listopada 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 546/22 i z dnia 26 kwietnia 2023 r., sygn. akt II SA/Wa 1272/22).

Analizując powyższe, nie powinno się również zapominać o podstawowych zasadach. Stosując przepisy rozporządzenia 2016/679, należy bowiem mieć na uwadze, że celem tego rozporządzenia (wyrażonym w art. 1 ust. 2) jest ochrona podstawowych praw i wolności osób fizycznych, w szczególności ich prawa do ochrony danych osobowych oraz że ochrona osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych jest jednym z praw podstawowych (zdanie pierwsze motywu 1 preambuły). W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, np. co do wykonania obowiązków przez administratorów - w tym również w sytuacji, gdy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych - należy w pierwszej kolejności brać pod uwagę te wartości.

Warto szczególnie podkreślić, że dokonując oceny pod kątem ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, od której uzależnione jest dokonanie zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych oraz zawiadomienie o naruszeniu osoby, której dane dotyczą, należy łącznie uwzględnić czynnik prawdopodobieństwa i wagę potencjalnych negatywnych skutków. Wysoki poziom któregokolwiek z tych czynników ma wpływ na wysokość ogólnej oceny, od której uzależnione jest wypełnienie obowiązków określonych w art. 33 ust. 1 i art. 34 ust. 1 rozporządzenia 2016/679. Mając na uwadze, że ze względu na zakres ujawnionych danych osobowych w analizowanym przypadku wystąpiła możliwość zmaterializowania się doniosłych negatywnych konsekwencji dla osób, których dane dotyczą (jak wyżej wykazano), to wagę potencjalnego wpływu na prawa lub wolności osoby fizycznej należy uznać za wysoką. Jednocześnie prawdopodobieństwo wystąpienia wysokiego ryzyka w następstwie przedmiotowego naruszenia nie jest małe i nie zostało wyeliminowane. Tym samym stwierdzić należy, że w związku z przedmiotowym naruszeniem wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, co w konsekwencji determinuje obowiązek dokonania zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu oraz zawiadomienia o naruszeniu osób objętych naruszeniem ochrony danych osobowych.

W Wytycznych 9/2022 EROD wskazując czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy ocenie ryzyka, odsyła do motywów 75 i 76 rozporządzenia 2016/679, które sugerują, że administrator powinien uwzględnić zarówno prawdopodobieństwo wystąpienia, jak i powagę zagrożenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych administrator powinien skupić swoją uwagę na wynikającym z faktu naruszenia ryzyku wpływu naruszenia na osobę fizyczną. Zatem, oceniając ryzyko dla osoby fizycznej powstałe w wyniku naruszenia ochrony danych osobowych, administrator powinien wziąć pod uwagę konkretne okoliczności naruszenia, w tym dotkliwość potencjalnego wpływu oraz prawdopodobieństwo jego wystąpienia. W związku z powyższym, przy ocenie ryzyka, EROD zaleca uwzględnienie takich kryteriów, jak: rodzaj naruszenia, charakter, wrażliwość i ilość danych osobowych, a także łatwość identyfikacji, ponieważ mogą one mieć wpływ na poziom ryzyka dla osób fizycznych. Ryzyko naruszenia praw lub wolności osoby fizycznej zgodnie z Wytycznymi 9/2022 będzie większe, gdy konsekwencje naruszenia są poważniejsze, jak również wtedy, gdy wzrasta prawdopodobieństwo ich wystąpienia. Wytyczne wskazują, aby w przypadku jakichkolwiek wątpliwości administrator zgłosił naruszenie, nawet jeśli taka ostrożność mogłaby się okazać nadmierna.

Podsumowując powyższe należy stwierdzić, że w przedmiotowym przypadku występuje wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób objętych przedmiotowym naruszeniem ochrony danych osobowych, co z kolei skutkuje powstaniem po stronie Sądu obowiązku zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu, zgodnie z art. 33 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, w którym muszą się znaleźć informacje określone w art. 33 ust. 3 rozporządzenia 2016/679 oraz zawiadomienia osób, których dane dotyczą, o naruszeniu, zgodnie z art. 34 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, w którym muszą się znaleźć informacje określone w art. 34 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

Odnosząc się do obowiązku Administratora określonego w art. 34 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO stwierdził, iż Administrator (biorąc pod uwagę charakter naruszenia oraz kategorie danych, które uległy naruszeniu) powinien wskazać osobie, której dane dotyczą, najbardziej prawdopodobne, negatywne konsekwencje naruszenia jej danych osobowych. Z całą pewnością w przypadku naruszenia takich danych, jak imię, nazwisko oraz numer ewidencyjny PESEL, należy wskazać przede wszystkim na możliwą kradzież lub sfałszowanie tożsamości poprzez uzyskanie przez osoby trzecie, na szkodę osoby, której dane naruszono, pożyczek w instytucjach pozabankowych bądź wyłudzenia ubezpieczenia lub środków z ubezpieczenia, co może spowodować negatywne konsekwencje związane z próbą przypisania osobie, której dane dotyczą, odpowiedzialności za dokonanie takiego oszustwa. Opis możliwych konsekwencji powinien bowiem odzwierciedlać ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby, tak aby umożliwić jej podjęcie niezbędnych działań zapobiegawczych. Natomiast w przypadku pozostałych danych objętych naruszeniem ochrony danych osobowych, a powodujących powstanie wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych (szczególne kategorie danych w rozumieniu art. 9 rozporządzenia 2016/679), Administrator powinien wskazać dyskryminację, naruszenie dóbr osobistych, pomawianie albo inną formą prześladowania tych osób, z uwagi na ujawnione dane o stanie zdrowia.

W sytuacji, gdy na skutek naruszenia ochrony danych osobowych, występuje wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych administrator zobowiązany jest wdrożyć wszelkie odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by od razu stwierdzić naruszenie ochrony danych osobowych i szybko poinformować organ nadzorczy, jak również osoby, których dane dotyczą. Administrator powinien zrealizować przedmiotowy obowiązek możliwie najszybciej.

W motywie 85 preambuły rozporządzenia 2016/679 wyjaśniono: „[p]rzy braku odpowiedniej i szybkiej reakcji naruszenie ochrony danych osobowych może skutkować powstaniem uszczerbku fizycznego, szkód majątkowych lub niemajątkowych u osób fizycznych, takich jak utrata kontroli nad własnymi danymi osobowymi lub ograniczenie praw, dyskryminacja, kradzież lub sfałszowanie tożsamości, strata finansowa, nieuprawnione odwrócenie pseudonimizacji, naruszenie dobrego imienia, naruszenie poufności danych osobowych chronionych tajemnicą zawodową lub wszelkie inne znaczne szkody gospodarcze lub społeczne. Dlatego natychmiast po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych administrator powinien zgłosić je organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia, chyba że administrator jest w stanie wykazać zgodnie z zasadą rozliczalności, że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli nie można dokonać zgłoszenia w terminie 72 godzin, zgłoszeniu powinno towarzyszyć wyjaśnienie przyczyn opóźnienia, a informacje mogą być przekazywane stopniowo, bez dalszej zbędnej zwłoki”.

Z kolei w motywie 86 preambuły rozporządzenia 2016/679 wskazano: „Administrator powinien bez zbędnej zwłoki poinformować osobę, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby, tak aby umożliwić tej osobie podjęcie niezbędnych działań zapobiegawczych. Informacja taka powinna zawierać opis charakteru naruszenia ochrony danych osobowych oraz zalecenia dla danej osoby fizycznej co do minimalizacji potencjalnych niekorzystnych skutków. Informacje należy przekazywać osobom, których dane dotyczą, tak szybko, jak jest to rozsądnie możliwe, w ścisłej współpracy z organem nadzorczym, z poszanowaniem wskazówek przekazanych przez ten organ lub inne odpowiednie organy, takie jak organy ścigania. Na przykład potrzeba zminimalizowania bezpośredniego ryzyka wystąpienia szkody będzie wymagać niezwłocznego poinformowania osób, których dane dotyczą, natomiast wdrożenie odpowiednich środków przeciwko takim samym lub podobnym naruszeniom ochrony danych może uzasadniać późniejsze poinformowanie”.

Zawiadamiając bez zbędnej zwłoki podmiot danych, administrator umożliwia osobie podjęcie niezbędnych działań zapobiegawczych w celu ochrony praw lub wolności przed negatywnymi skutkami naruszenia. Art. 34 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 ma na celu nie tylko zapewnienie możliwie najskuteczniejszej ochrony podstawowych praw lub wolności podmiotów danych, ale także realizację zasady przejrzystości, która wynika z art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2016/679 (por. W. Chomiczewski [w:] RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Komentarz. red. E. Bielak – Jomaa, D. Lubasz, Warszawa 2018). Właściwe wywiązanie się z obowiązku określonego w art. 34 rozporządzenia 2016/679 ma zapewnić osobom, których dane dotyczą - szybką i przejrzystą informację o naruszeniu ochrony ich danych osobowych wraz z opisem możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych oraz środków, które mogą one podjąć w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków. Postępując zgodnie z prawem i wykazując dbałość o interesy osób, których dane dotyczą, administrator powinien był bez zbędnej zwłoki zapewnić osobom, których dane dotyczą, możliwość jak najlepszej ochrony danych osobowych. Dla osiągnięcia tego celu niezbędne jest przynajmniej wskazanie tych informacji, które wymienione są w art. 34 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, z którego to obowiązku administrator nie wywiązał się. Administrator podejmując zatem decyzję o niezawiadomieniu o naruszeniu organu nadzorczego, jak i osób, których dane dotyczą, w praktyce pozbawił te osoby przekazanej bez zbędnej zwłoki, rzetelnej informacji o naruszeniu ochrony danych osobowych i możliwości przeciwdziałania potencjalnym szkodom.

W tym miejscu wskazać również należy, że Inspektor ochrony danych Sądu błędnie ocenił poziom ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych w związku z przedmiotowym naruszeniem ochrony danych osobowych. Wskazał bowiem, że z uwagi na to, że dokumenty zostały sporządzone w języku polskim a wysłane do Wielkiej Brytanii, to nie powoduje to powstania wysokiego ryzyka w tym zakresie. W ocenie Prezesa UODO, to że dokumenty zawierające dane osobowe były sporządzone w języku polskim i wysłane do kraju, gdzie językiem podstawowym jest język angielski, nie obniża jednak poziomu tego ryzyka. W dobie instrumentów pozwalających na szybkie tłumaczenie całych dokumentów, jak również z uwagi na fakt, iż w Wielkiej Brytanii spora część mieszkańców posługuje się językiem polskim, nie można przyjmować, że okoliczność ta pozwala na obniżenie poziomu ryzyka.

Prezes UODO dostrzega oczywiście fakt, iż za dostarczenie ww. dokumentacji odpowiadał operator pocztowy, jednakże uszkodzenie jej czy też zagubienie części dokumentów przez operatora pocztowego, rodzi po stronie administratora (Sądu) określone obowiązki (wynikające z przepisów rozporządzenia 2016/679), zaniechanie których skutkuje jego odpowiedzialnością. Sąd bowiem jako nadawca tej korespondencji dysponuje wiedzą o jej zawartości, w tym o tym, czy znajdujące się w przesyłce dokumenty zawierają dane osobowe i w jakim zakresie. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 1 lipca 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 4143/21, „[w] przypadku nieprawidłowości w dostarczaniu przesyłki obowiązek ochrony interesów podmiotu danych z punktu widzenia ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą, ciąży na nadawcy przesyłki, który znając zawartość utraconej korespondencji, jest w stanie ocenić zagrożenia wynikające dla osoby, której dane dotyczą. Natomiast operator pocztowy oraz firma kurierska obowiązki administratora, w rozumieniu przepisów RODO, może wykonywać, ale wyłącznie w odniesieniu do danych osobowych nadawców i adresatów przesyłek”. W konsekwencji WSA w Warszawie podkreślił, że „To zatem Bank [tu: Sąd Okręgowy w Krakowie jako nadawca przesyłki] może ocenić, jakim ryzykiem dla praw lub wolności osoby fizycznej skutkuje utrata przesyłki i w związku z tym ma możliwość wykonania obowiązku w zakresie zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu oraz zawiadomienia o naruszeniu osoby, której dane dotyczą. Firma kurierska takiej wiedzy nie posiada”.

W konsekwencji należy stwierdzić, że Administrator nie dokonał zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu w wykonaniu obowiązku z art. 33 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 oraz nie zawiadomił bez zbędnej zwłoki osób, których dane dotyczą, o naruszeniu ochrony ich danych, zgodnie z art. 34 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, co oznacza naruszenie przez Administratora tych przepisów.

Dlatego też Prezes UODO uznał za zasadne skierowanie do administratora danych, korzystając ze swoich uprawnień naprawczych, decyzji nakazującej zawiadomienie osób, których dane dotyczą, o naruszeniu ochrony ich danych osobowych, w celu przekazania im informacji określonych w art. 34 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

Zgodnie z art. 34 ust. 4 rozporządzenia 2016/679, jeżeli administrator nie zawiadomił jeszcze osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych, organ nadzorczy - biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo, że to naruszenie ochrony danych osobowych spowoduje wysokie ryzyko - może od niego tego zażądać lub może stwierdzić, że spełniony został jeden z warunków, o których mowa w ust. 3. Z kolei z treści art. 58 ust. 2 lit. e) rozporządzenia 2016/679 wynika, że każdemu organowi nadzorczemu przysługuje uprawnienie naprawcze w postaci nakazania administratorowi zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych.

W myśl art. 58 ust. 2 lit. i) rozporządzenia 2016/679, każdemu organowi nadzorczemu przysługuje uprawnienie do zastosowania, oprócz lub zamiast innych środków naprawczych przewidzianych w art. 58 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, administracyjnej kary pieniężnej na mocy art. 83 rozporządzenia 2016/679, zależnie od okoliczności konkretnej sprawy. Prezes UODO stwierdza, że w rozpatrywanej sprawie zaistniały przesłanki uzasadniające nałożenie na Administratora administracyjnej kary pieniężnej w oparciu o art. 83 ust. 4 lit. a) rozporządzenia 2016/679 stanowiący m.in., że naruszenie obowiązków administratora, o których mowa w art. 33 i 34 rozporządzenia 2016/679, podlega administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 10 000 000 EURO, a w przypadku przedsiębiorstwa - w wysokości do 2 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa. Natomiast z art. 102 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) wynika, że Prezes UODO może nałożyć, w drodze decyzji, administracyjne kary pieniężne w wysokości do 100 000 złotych, na: jednostki sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 9 pkt 1-12 i 14 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, instytut badawczy lub Narodowy Bank Polski. Z ust. 3 tego artykułu wynika ponadto, że administracyjne kary pieniężne, o których mowa między innymi w ust. 1, Prezes Urzędu nakłada na podstawie i na warunkach określonych w art. 83 rozporządzenia 2016/679.

Stosownie do treści art. 83 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, administracyjne kary pieniężne nakłada się, zależnie od okoliczności każdego indywidualnego przypadku, oprócz lub zamiast środków, o których mowa w art. 58 ust. 2 lit. a) - h) oraz lit. j) rozporządzenia 2016/679. Decydując o nałożeniu na Sąd administracyjnej kary pieniężnej Prezes UODO - stosownie do treści art. 83 ust. 2 lit. a) - k) rozporządzenia 2016/679 - wziął pod uwagę następujące okoliczności sprawy, stanowiące o konieczności zastosowania w niniejszej sprawie tego rodzaju sankcji oraz wpływające obciążająco na wymiar nałożonej administracyjnej kary pieniężnej:

1) Charakter, wagę i czas trwania naruszenia przy uwzględnieniu charakteru, zakresu lub celu danego przetwarzania, liczby poszkodowanych osób, których dane dotyczą, oraz rozmiaru poniesionej przez nie szkody [art. 83 ust. 2 lit. a rozporządzenia 2016/679].
Stwierdzone w niniejszej sprawie naruszenie ma znaczną wagę i poważny charakter, ponieważ zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych przez administratorów danych stanowi skuteczne narzędzie przyczyniające się do realnej poprawy bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Przede wszystkim na podstawie informacji przekazanych przez administratorów w zgłoszeniach naruszenia ochrony danych osobowych organ nadzorczy może dokonać oceny, czy administrator w sposób prawidłowy dokonał analizy wpływu naruszenia na prawa lub wolności osób, których dotyczą dane objęte naruszeniem, a w konsekwencji, czy występuje wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych i zachodzi konieczność zawiadomienia tych osób o naruszeniu ich danych. Prawidłowo zrealizowane przez administratorów obowiązki określone w art. 33 ust. 1 i 34 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 pozwalają także na ograniczenie negatywnych skutków naruszeń ochrony danych osobowych oraz wyeliminowanie bądź przynajmniej ograniczenie ryzyka wystąpienia tego typu naruszeń w przyszłości, gdyż administratorzy mają obowiązek podjęcia działań, które zapewnią właściwą ochronę danych osobowych poprzez zastosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz kontrolę ich skuteczności. Ponadto dokonanie zgłoszenia naruszenia do organu nadzorczego daje możliwość odpowiedniej reakcji organu, która pozwoliłaby na ograniczenie skutków naruszenia. Brak zawiadomienia osób, których dane dotyczą, o naruszeniu ochrony ich danych osobowych może doprowadzić do szkód majątkowych lub niemajątkowych, a prawdopodobieństwo ich wystąpienia jest wysokie. Za okoliczność obciążającą Prezes UODO uznaje długi czas trwania naruszenia. Od powzięcia przez Administratora informacji o naruszeniu ochrony danych osobowych ((...) sierpnia 2022 r. – tj. dzień doręczenia pisma Konsulatu Generalnego RP w X. z (...) lipca 2022 r.) do dnia wydania niniejszej decyzji upłynęło (...) miesięcy, w trakcie których ryzyko naruszenia praw lub wolności (...) osób, w stosunku do których wystąpiło takie ryzyko na poziomie wysokim, mogło się zrealizować, a czemu osoby te nie mogłyby przeciwdziałać ze względu na niewywiązanie się przez Administratora z obowiązku powiadomienia ich o naruszeniu. Nie bez znaczenia ma również okoliczność, iż przedmiotowe naruszenie ochrony danych osobowych związane było z doręczeniem korespondencji sądowej stronie postępowania rozwodowego i w sumie dotyczyło (...) osób (w przypadku (...) osób wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia ich praw lub wolności, co determinuje obowiązek ich zawiadomienia o naruszeniu ochrony danych osobowych). Charakter zatem informacji zawartych w ww. korespondencji świadczy o sytuacji rodzinnej osób objętych naruszeniem, a więc o osobistym charakterze tych informacji. A to z kolei ma wpływ na poziom ryzyka naruszenia praw lub wolności osób objętych naruszeniem.

2) Umyślny charakter naruszenia [art. 83 ust. 2 lit. b) rozporządzenia 2016/679].
Zgodnie z Wytycznymi Grupy Roboczej Art. 29 w sprawie stosowania i ustalania administracyjnych kar pieniężnych do celów rozporządzenia nr 2016/679 WP253 (przyjętymi w dniu 3 października 2017 r., umyślność „obejmuje zarówno wiedzę, jak i celowe działanie, w związku z cechami charakterystycznymi czynu zabronionego”. Administrator podjął świadomą decyzję, by nie zawiadamiać o naruszeniu ochrony danych osobowych Prezesa UODO, jak i osób, których dane dotyczą. Szczególnej ochrony danych osobowych, w tym przede wszystkim numeru PESEL oraz informacje o stanie zdrowia wymaga się od instytucji zaufania publicznego, do których zalicza się niewątpliwie Administratora. Będąc tego świadomym, Administrator podjął jednak decyzję o rezygnacji z dokonania zgłoszenia naruszenia Prezesowi UODO i powiadomienia osób, których dane dotyczą, pomimo faktu, że Prezes UODO w pierwszej kolejności informował Administratora o obowiązkach ciążących na administratorze w związku z naruszeniem ochrony danych. W końcu samo wszczęcie przez Prezesa UODO niniejszego postępowania w przedmiocie obowiązku zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu i zawiadomienia o naruszeniu osób, których dane dotyczą, powinno nasunąć Administratorowi co najmniej wątpliwości co do słuszności przyjętego przez niego stanowiska.

3) Kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie [art. 83 ust. 2 lit. g) rozporządzenia 2016/679].
Przedmiotowe naruszenie ochrony danych osobowych swoim zakresem objęło dane osobowe (...) osób (naruszenie art. 33 ust. 1 rozporządzenia 2016/679), z czego w przypadku (...) wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia ich praw lub wolności (naruszenie art. 34 ust. 1 rozporządzenia 2016/679). Naruszenie to objęło bowiem swoim zakresem dane: 1) powódki: jej imię i nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, datę urodzenia, dane zawarte w dokumentacji medycznej, numer konta bankowego, 2) pozwanego: jego imię i nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, datę urodzenia, wizerunek zawarty na fotografii, 3) dane osobowe dwojga dzieci: ich imiona i nazwiska, numery PESEL, adres zamieszkania, daty urodzenia, dane zawarte w opinii psychologicznej. Ponadto Sąd oświadczył, że postępowanie sądowe dotyczyło rozwiązania małżeństwa. Zakres ten świadczy o powstaniu wysokiego poziomu ryzyka naruszenia praw lub wolności tych osób, w szczególności z uwagi na nr PESEL oraz informacje o stanie zdrowia stanowiące dane objęte szczególną ochroną na gruncie art. 9 rozporządzenia 2016/679.

Ustalając wysokość administracyjnej kary pieniężnej, Prezes UODO nie znalazł podstaw do uwzględnienia okoliczności łagodzących, mających wpływ na ostateczny wymiar kary. Wszystkie przesłanki wymienione w art. 83 ust. 2 lit. a)-j) rozporządzenia 2016/679 w ocenie organu nadzorczego stanowią albo przesłanki obciążające albo jedynie neutralne. Również stosując przesłankę wymienioną w art. 83 ust. 2 lit. k) rozporządzenia 2016/679 (nakazującą wzięcie pod uwagę wszelkich innych obciążających lub łagodzących czynników mających zastosowanie do okoliczności sprawy) nie znaleziono żadnych okoliczności łagodzących, a jedynie neutralne (co zostało odnotowane poniżej w pkt 9).

Inne, niżej wskazane okoliczności, o których mowa w art. 83 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, po dokonaniu oceny ich wpływu na stwierdzone w niniejszej sprawie naruszenie, zostały przez Prezesa UODO uznane za neutralne w jego ocenie, to znaczy nie mające ani obciążającego ani łagodzącego wpływu na wymiar orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej.

1. Działania podjęte przez administratora w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez osoby, których dane dotyczą [art. 83 ust. 2 lit. c) rozporządzenia 2016/679].
Na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego nie stwierdzono podjęcia przez Administratora takich działań.

2. Stopień odpowiedzialności administratora z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych przez niego na mocy art. 25 i 32 [art. 83 ust. 2 lit. d) rozporządzenia 2016/679].
Naruszenie oceniane w niniejszym postępowaniu (niezgłoszenie Prezesowi UODO naruszenia ochrony danych osobowych oraz niezawiadomienie o naruszeniu ochrony danych osobowych osób, których dane dotyczą) nie ma związku ze stosowanymi przez administratora środkami technicznymi i organizacyjnymi.

3. Stosowne wcześniejsze naruszenia przepisów rozporządzenia 2016/679 ze strony administratora [art. 83 ust. 2 lit. e) rozporządzenia 2016/679].
Prezes UODO nie stwierdził jakichkolwiek, dokonanych przez Administratora, wcześniejszych naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych, w związku z czym brak jest podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej. A ponieważ taki stan (przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych) jest stanem naturalnym, wynikającym z ciążących na Administratorze obowiązków prawnych, nie może mieć on również wpływu łagodzącego na dokonaną przez Prezesa UODO ocenę naruszenia.

4. Stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków [art. 83 ust. 2 lit. f) rozporządzenia 2016/679].
W toku postępowania wyjaśniającego oraz w toku wszczętego postępowania administracyjnego Administrator udzielał na wezwania organu nadzorczego odpowiedzi mających na celu wyjaśnienie wszelkich okoliczności związanych z naruszeniem ochrony danych osobowych.

5. Sposób w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu [art. 83 ust. 2 lit. h) rozporządzenia 2016/679].
O zaistnieniu naruszenia ochrony danych osobowych, tj. o doręczeniu przez operatora pocztowego adresatowi uszkodzonej i niekompletnej przesyłki, Prezes UODO został poinformowany przez Ministra, a nie przez Administratora. Brak zgłoszenia organowi nadzorczemu naruszenia ochrony danych osobowych oraz zawiadomienia osób, których dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych (a więc naruszenie przepisów art. 33 ust. 1 i art. 34 ust. 1 rozporządzenia 2016/679) jest jednak jedynym przedmiotem niniejszego postępowania i w okolicznościach rozważanego stanu faktycznego organ nadzorczy przyjął, że przesłanki tej nie potraktuje jako okoliczności obciążającej.

6. Przestrzeganie wcześniej zastosowanych w tej samej sprawie środków, o których mowa w art. 58 ust. 2 rozporządzenia 2016/679 [art. 83 ust. 2 lit. i rozporządzenia 2016/679].
Przed wydaniem niniejszej decyzji Prezes UODO nie stosował w wobec Administratora w rozpatrywanej sprawie żadnych środków wymienionych w art. 58 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, w związku z czym Administrator nie miał obowiązku podejmowania żadnych działań związanych z ich stosowaniem, a które to działania, poddane ocenie Prezesa UODO, mogłyby mieć obciążający lub łagodzący wpływ na ocenę stwierdzonego naruszenia.

7. Stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania na mocy art. 40 rozporządzenia 2016/679 lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji na mocy art. 42 rozporządzenia 2016/679 [art. 83 ust 2 lit. j) rozporządzenia 2016/679].
Administrator nie stosuje instrumentów, o których mowa w art. 40 i art. 42 rozporządzenia 2016/679. Ich przyjęcie, wdrożenie i stosowanie nie jest jednak – jak stanowią przepisy rozporządzenia 2016/679 – obowiązkowe dla administratorów i podmiotów przetwarzających, w związku z czym okoliczność ich niestosowania nie może być w niniejszej sprawie poczytana na niekorzyść Administratora. Na korzyść Administratora natomiast mogłaby być uwzględniona okoliczność przyjęcia i stosowania tego rodzaju instrumentów jako środków gwarantujących wyższy niż standardowy poziom ochrony przetwarzanych danych osobowych.

8. Osiągnięte bezpośrednio lub pośrednio w związku z naruszeniem korzyści finansowe lub uniknięte straty [art. 83 ust. 2 lit. k) rozporządzenia 2016/679].
Prezes UODO nie stwierdził, żeby Administrator w związku z naruszeniem odniósł jakiekolwiek korzyści finansowe lub uniknął tego rodzaju strat. Brak jest więc podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej Administratora. Stwierdzenie zaistnienia wymiernych korzyści finansowych wynikających z naruszenia przepisów rozporządzenia 2016/679 należałoby ocenić zdecydowanie negatywnie. Natomiast nieosiągnięcie przez Administratora takich korzyści, jako stan naturalny, niezależny od naruszenia i jego skutków, jest okolicznością, która z istoty rzeczy nie może być łagodzącą dla Administratora. Potwierdza to samo sformułowanie przepisu art. 83 ust. 2 lit. k) rozporządzenia 2016/679, który nakazuje organowi nadzorczemu zwrócić należytą uwagę na korzyści „osiągnięte” – zaistniałe po stronie podmiotu dokonującego naruszenia.

9. Inne obciążające lub łagodzące czynniki mające zastosowanie do okoliczności sprawy [art. 83 ust. 2 lit. k) rozporządzenia 2016/679].
Prezes UODO wszechstronnie rozpatrując sprawę nie odnotował innych niż opisane powyżej okoliczności mogących mieć wpływ na ocenę naruszenia i na wysokość orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej.

W ocenie Prezesa UODO zastosowana administracyjna kara pieniężna spełnia, w ustalonych okolicznościach niniejszej sprawy, funkcje, o których mowa w art. 83 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, tzn. jest w tym indywidualnym przypadku skuteczna, proporcjonalna i odstraszająca.

Należy podkreślić, że kara będzie skuteczna, jeżeli jej nałożenie doprowadzi do tego, że Administrator w przyszłości będzie wywiązywał się ze swoich obowiązków z zakresu ochrony danych osobowych, w szczególności w zakresie zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych Prezesowi UODO oraz zawiadamiania o naruszeniu ochrony danych osobowych osób, których dotyczyło naruszenie.

W ocenie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, administracyjna kara pieniężna spełni funkcję represyjną, jako że stanowić będzie odpowiedź na naruszenie przez Administratora przepisów rozporządzenia 2016/679. Będzie również spełniać funkcję prewencyjną; w ocenie Prezesa UODO wskaże bowiem zarówno Administratorowi, jak i innym administratorom danych, na naganność lekceważenia obowiązków administratorów związanych z zaistnieniem naruszenia ochrony danych osobowych, a mających na celu przecież zapobieżenie jego negatywnym i często dotkliwym dla osób, których naruszenie dotyczy, skutkom, a także usunięcie tych skutków lub przynajmniej ich ograniczenie.

W związku z powyższym wskazać należy, że administracyjna kara pieniężna w wysokości 10 000 złotych (słownie: dziesięć tysięcy złotych), spełnia w ustalonych okolicznościach niniejszej sprawy przesłanki, o których mowa w art. 83 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, ze względu na powagę stwierdzonego naruszenia w kontekście podstawowego celu rozporządzenia 2016/679 - ochrony podstawowych praw i wolności osób fizycznych, w szczególności prawa do ochrony danych osobowych. Jednocześnie wysokość administracyjnej kary pieniężnej nałożonej niniejszą decyzją na administratora będącego jednostką sektora finansów publicznych (organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały - wskazane w art. 9 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych), mieści się w określonym w art. 102 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) limicie 100 000 złotych.

Zgodnie z art. 33 ust. 5 rozporządzenia 2016/679, administrator dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze. Dokumentacja ta musi pozwolić organowi nadzorczemu na weryfikowanie przestrzegania niniejszego artykułu.

Z uwagi na to, że Administrator przedłożył w toku postępowania dokument oznaczony jako: „Raport (...).”, uznać należy, iż Administrator prowadzi dokumentację związaną z naruszeniami ochrony danych osobowych, w tym dokumentację dotyczącą przedmiotowego naruszenia ochrony danych osobowych. Co prawda, zawarta w nim ocena zdarzenia, w ocenie Prezesa UODO, jest nieprawidłowa (jak to zostało już wyżej wykazane), jednakże nie może to stanowić zarzutu naruszenia ww. przepisu rozporządzenia 2016/679. Powyższe oznacza, że postępowanie w tym zakresie jest bezprzedmiotowe i podlega umorzeniu.

W związku z powyższym, stosownie do postanowienia art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 775), zwanej dalej Kpa, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe, organ administracji wydaje decyzję o umorzeniu postępowania. Przedmiot postępowania wiąże się ze stosowaniem przez organ publiczny przepisów materialnego prawa administracyjnego. W doktrynie wskazuje się, że cyt.: „bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 Kpa, oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty. Przesłanka umorzenia postępowania może istnieć jeszcze przed wszczęciem postępowania, co zostanie ujawnione dopiero w toczącym się postępowaniu, a może ona powstać także w czasie trwania postępowania, a więc w sprawie już zawisłej przed organem administracyjnym” (B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, C.H. Beck, Warszawa 2006, s. 489).

Ustalenie przez organ publiczny zaistnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 Kpa, zobowiązuje go, jak podkreśla się w doktrynie i orzecznictwie, do umorzenia postępowania, nie ma bowiem w sytuacji zaistnienia tej przesłanki podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, a dalsze prowadzenie postępowania w takim przypadku stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

[1] ustawa Prawo o ustroju sądów powszechnych – ustawa z 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 2072 ze zm.).

[2] ustawa z 1997 r. – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.).

[3] Wytyczne EROD 9/2022 w sprawie zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych zgodnie z RODO;

[4] https://www.zbp.pl/getmedia/45bb9af8-95a4-4cc2-9767-05c73e5b1eb3/Raport-InfoDOK-II-kwartal-2023;

[5] https://www.zbp.pl/getmedia/b5257020-2baa-4507-828c-a1b78c769c6d/infodok-2022-04-06-wydanie-50-sklad-220725-gk05;

Wytworzył informację:

Jan Nowak

2023-12-19

Wprowadził informację:

Wioletta Golańska

2024-01-31 08:42:17

Ostatnio modyfikował:

Edyta Madziar

2024-01-31 13:58:41

DKN.5131.42.2022